CMMS Maintenance Management 👉 www.manwinwin.ro

Managementul mentenanței este un subiect complex, despre care s-au scris cărți întregi. Managementul mentenanței modern este unul computerizat. Haideți să vedem cum alegem un CMMS (Computerized Maintenance Management System) potrivit pentru organizația noastră.

CMMS nu trebuie sa fie vazut ca un trend sau ca un instrument minune care va rezolva toate problemele de mentenanță. CMMS este un instrument de lucru pentru Manager, pentru a planifica și a face managementul intervențiilor și echipamentelor sale.

De ce ai nevoie de un CMMS? 👉 află mai multe aici 

Pentru că vrei sa-ți centralizezi toată activitatea într-o singura bază de date. Fără a mai folosi nenumarate excel-uri sau a face totul pe hârtie?
Precum și pentru că există o solicitare legală sau de audit care impune computerizarea mentenanței?
Pentru că o alta companie utilizeaza un CMMS și vrei si tu unul?
Cel mai important este să fie clară nevoia implementarii unui CMMS.

Alegerea unui CMMS 👉 contactează-ne

Procesul de alegere a unui CMMS necesită timp. De cele mai multe ori companiile se consultă cu alte  companii/vendori. Fie companii care furnizează servicii de consultanță în managementul mentenanței fie dezvoltatori de software-uri.
Suportul acordat în stagiul de implementare trebuie sa fie realizat de către o companie specializată în managementul mentenanței.

Ce ar trebui sa asigure un CMMS

În general, obiectivul principal al unei implementări CMMS în orice companie este de a centraliza și sistematiza toate informațiile legate de mentenanță. De a standardiza procesele și a optimiza managementul mentenanței. Prin introducerea celor mai bune practici în cadrul departamentului.
În ceea ce privește caracteristicile software-ului ales, CMMS-ul trebuie să simplifice pentru Manager:

Codificarea, înregistrarea și actualizarea continua a inventarului bunurilor. Cu datele tehnice, planurile de mentenanță preventive și corelarea echipamentelor cu materialele folosite;
Precum și codificarea, înregistrarea și actualizarea continua a inventarului materialelor folosite în activitate. Asocierea materialelor cu echipamentele unde sunt folosite și evaluarea furnizorilor;
Să planifice și să facă managementul tuturor activităților de mentenanță indiferent de natura acestora (planificate, accidentale, calitate etc.);
Raportarea tuturor activităților, indicând timpul lucrat, manopera și materialele folosite, și chiar serviciile terților;
Calcularea indicatorilor de management al mentenanței (KPI) care permit managerului să simtă “pulsul activității sale. Precum numărul de defecte, timpul de nefuncționare, raportul preventiv/corectiv (%). De asemena și rata de defectare, istoricul intervențiilor financiar și al costurilor și multe altele.

In ceea ce privete interfața software, cu cât mai ușor pentru utilizatorul final, cu atât mai bine. O interfață cu operațiuni simple și clare este cea mai bună opțiune.  Nu pentru că utilizatorul final ar fi mai puțin calificat sau mai puțin agil în a folosi aplicația. Ci pentru că utilizatorii finali (în cele mai multe cazuri, tehnicienii de mentenanță) trebuie sa își dedice aproape tot timpul pentru a-și îndeplini sarcinile. Precum să folosească doar o mică parte din timp pentru a înregistra informații în soft, și nu invers.

Câteva recomandări de luat în considerare când se alege un CMMS:

Excluderea dezvoltării unui software “in-house”. Este un proces care consumă mult timp, care se poate transforma cu ușurință în ceva “dureros”, demotivan. În cele mai multe cazuri, devine o sarcină fără sfârșit.
De asemena, excluderea unor software-uri adaptate, programelor sau funcționalităților care nu sunt specifice mentenanței. Excel, calendarul cu reminder-uri, software-uri pentru managementul de proiect etc.. Pe termen scurt acestea vor fi insuficiente. Pe de altă parte, pot fi instrumente importante dacă există o singură persoană care se ocupă de proiect.

Obiectivele principale și asteptările realiste ce trebuie avute în vedere când decidem implementarea unui CMMS:

Încurajarea tuturor membrilor din echipa de mentenanță (sau chiar a întregii companii). Folosirea unor date actualizate, atât legate de mentenanță, cât și de managementul general.
Obținerea unor cunoștințe/informații despre mentenanța existentă. Sistematizarea informației și găsirea unui mod de a o face accesibilă tuturor, oriunde.
Introducerea îmbunătățirilor în cadrul Organizației, începând chiar cu procesul de implementare.
Obținerea automată de rapoarte și de indicatori KPI pentru Management.
Cresterea productivității.

Ca orice lucru nou, se poate întâmpina rezistență din partea membrilor echipei. Cu reacții de genul “Acest lucru nu o să funcționeze aici!”. “Nu avem timp să înregistrăm totul într-un soft!”. “Nimeni nu va urma pașii ăștia!”.

Iată care sunt pașii pentru o implementare eficientă de CMMS:

După ce se decide asupra unui CMMS, apar următoarele întrebări: De unde să începem? În ce direcție o luăm? Ce poate fi delegat și ce nu?
La implementarea unui CMMS este firesc să apară foarte multe întrebări. De aceea vă recomandăm să urmați acești pași. Sunt rezultatul a peste 30 de ani de experiență în implementări de CMMS.

PASUL 1
Schițarea proiectului și stabilirea echipei/persoanelor cheie

Stabilirea scopului, obiectivelor proiectului și identificarea persoanelor care vor fi implicate. Coordonatorul de proiect, tehnicienii implicați, consultantul CMMS, reprezentantul IT.

PASUL 2
Pregătirea informațiilor de start

Obținerea informațiilor de bază, necesare pentru configurarea CMMS-ului. Utilizarea unui sistem de codificare unitar, valabil pentru Centrele de Cost. Numele și codurile angajaților, furnizorii, organigrama companiei, structura departamentului tehnic. Precum și ariile de specialitate existente, etc.
În acest stadiu trebuie decis și modul de codificare al bunurilor/echipamentelor din organizație.

Pasul 3
Stabilirea ordinii în care se vor colecta datele tehnice

Se va decide modalitatea și ordinea în care vor fi colectate datele tehnice ale echipamentelor. De exemplu:
1. Echipamentele principale din producție
2. Sistemele auxiliare: apă, electric etc.
3. Echipamentele HVAC
4. Sistemele și echipamentele de siguranță.

Pasul 4
Realizarea unei planificări pentru proiectul de implementare

Precizați datele programate pentru începutul și sfârșitul etapelor specifice ale implementării.

Pasul 5
Colectarea datelor despre bunurile deținute

Acum se colectează toate informațiile existente și se ține cont de ordinea stabilita la Pasul 3. Toate informațiile trebuiesc actualizate.

Pasul 6
Definirea structurii funcționale a organizației în soft

Stabilirea abrevierilor pentru identificarea elementelor de structură (clădiri, aria de business: producție, clienți etc., sisteme auxiliare);
Detalierea structurii în interiorul fiecarei grupe principale, “Sisteme” cu descrieri sugestive.

Pasul 7
Înregistrarea elementelor de mentenanță în CMMS

Validarea informatiilor colectate la Pasul 5. Aceste date trebuie verificate în teren, recomandăm verificarea condițiilor în care se află echipamentele, la momentul înregistrării.
În fișa echipamentului vom regăsi: codul, date tehnice despre echipament, cu posibilitatea atașării unei fotografii și a diverselor documente care țin de echipament.
Etichetarea echipamentului cu codul specific.
Sfaturi: 
Când se înregistreaza elementele de mentenanță este recomandat să alegeți un Sistem (în structura organizațională). Să înregistrați toate echipamentele în acel sistem.

Pasul 8
Înregistrarea materialelor în CMMS

Înainte de orice înregistrare și înainte de utlizarea unui material sau piesă de schimb trebuie să se realizeze organizarea fizică a depozitului. Se va stabili și folosi un standard de codificare.
Înregistrarea materialelor în CMMS include: date tehnice, fotografii, etichetarea materialelor cu codurile specifice.

Pasul 9
Planuri de mentenanță preventivă

Pregatirea planului de mentenanță pentru fiecare echipament, cu taskurile și resursele necesare. Recomandăm evitarea setării unei perioade de realizare în care nu este posibilă verificarea.

Pasul 10
Se începe înregistrarea datelor de funcționare (contor) și a lucrărilor realizate 

Urmează înregistrarea orelor de funcționare, consumului de combustibil etc.
După care se începe înregistrarea planurilor de mentenanță pentru echipamentele programate în perioada urmatoare.

Pasul 11

Prin intermediul planurilor de mentenanță preventivă de la Pasul 9, se lansează Fișele de Lucru în CMMS.
Sfaturi:
Verificați dacă există resursele umane necesare pentru a realiza planul de mentenanță stabilit la Pasul 9. Nu programați în soft Fișe de Lucru care nu pot fi îndeplinite.

Pasul 12
Implementarea unor Fișe de lucru corective

Stabilirea și implementarea unor proceduri clare de mentenanță în departament. Astfel încât toate intervențiile corective să fie corect și periodic înregistrate in CMMS.

Pasul 13 
Implementarea cererilor de mentenanță

Stabilirea și implementarea unor proceduri în departament astfel încât toate cererile de mentenanță să fie înregistrate și centralizate în soft.

Pasul 14
Analize și indicatori de mentenanță

Stabilirea unui Balanced Scorecard cu indicatorii KPI pe care compania dorește să îi monitorizeze. Începând cu cei obișnuiți: MTBF, MTTR, MWT, etc.
Stabilirea obiectivele pe care vrei sa le atingi.
Analiza datelor adunate până la acel moment și evaluarea rezultatelor, cu stabilirea liniilor de trend/urmat.